В этом году многие компании с трудом себе представляют, как организовать корпоратив на фоне второй волны ковида. Международное event-агентство «4 ИЗМЕРЕНИЕ» рассказывает, как удалось реализовать проект «12 лет Альфа-Банк» в условиях удаленной работы большого количества сотрудников, находящихся в разных городах.
Проблема
Частично команда Альфа-Банка находится на удаленке и сотрудникам не хватает самых простых вещей: общения, совместного времяпрепровождения, возможность увидеть друг друга.
Задачи
- предоставить возможность всей команде пообщаться, совместно отдохнуть, проявить себя так, как это происходило бы в офлайн-формате;
- соблюсти нормы дистанцирования при проведении массовых мероприятий;
- сохранить традиции компании.
Решение
Гибридный онлайн ивент. Эксперты уже успели назвать этот формат главным трендом в ивент-индустрии на весь 2021 год.
На этапе разработки проекта, совместно с нашим клиентом, мы остановились именно на гибридном формате для празднования 12-тилетия Альфа-Банка. Организуем день рождение банка в новом онлайн формате, где в течение дня все сотрудники смогут пообщаться в чате и совместно отдохнуть.
Все получат специальные онлайн задания, а новой вводной будет онлайн аукцион, где каждый сможет выиграть лот, связанный с ТОП-менеджером. Главной кульминацией станет четырехчасовой онлайн эфир, в котором будут участвовать как ТОПы, так и сотрудники банка.
Гибридный формат позволяет:
- вовлечь часть сотрудников в подготовку проекта, не выходя из дома (для желающих можно вовлечься в подготовку офлайн);
- предоставить возможность участвовать в мероприятии непосредственно на главной площадке;
- объединить все тех, кто находится дома/в офисе или на удаленке.
Таким образом онлайн-гости видят в эфире не только ведущего и артистов, но и руководство, своих коллег, что умножает интерес к просмотру и участию в праздновании.
Предварительное вовлечение
Этап 1
Съемка поздравительного видеоролика, главные герои – руководство и сотрудники банка. Это дает возможность команде поучаствовать в подготовке и реализации, как это проходит и офлайн. Плюс мы получили памятный видео- подарок для всей команды и контент для эфира.
Этап 2
За 2 недели до празднования мы объявили творческий конкурс для всех сотрудников: каждый мог делиться своими фото, стихами, танцами, видеопоздравлениями в социальных сетях под праздничным хэштегом. Накануне мы подвели итоги и наградили победителей, набравших максимальное количество лайков.
Каналы коммуникации
В компании более 1600 сотрудников и важно, чтобы каждый получил информацию о конкурсах и празднике, не пропустил анонсы, ссылку на трансляцию. Поэтому вся информация публиковалась на внутреннем портале банка, дополнительно мы создали telegram чат, в котором выкладывались анонсы, проходили интерактивы, активности. Здесь общались с сотрудниками «до» и «во время» эфира, могли оперативно ответить на вопросы.
Дополнительным и весомым плюсом создания праздничных чатов является легкая и неформальная атмосфера общения между коллегами, обмен смайлами, гифками, шуточными сообщениями – все это делает команду ближе друг к другу и формирует доверительное отношение внутри.
Прямой эфир
Это квинтэссенция всего выше перечисленного, в прямом эфире важно «держать» интерес участников за счет интересного контента: интервью, интерактивы, розыгрыши, прямые включения гостей из дома, заранее снятые ролики – все было!
4 часа насыщенной праздничной программы, бессменный ведущий многих корпоративных событий банка Илья Кононов встречал в студии гостей – это весь ТОП менеджмент банка, победители творческих конкурсов, поздравили всех зрителей в прямом-эфире с замечательной датой – 12 ЛЕТ Альфа-Банку. Музыкальное сопровождение обеспечивала корпоративная группа «А-бэнд», ребята исполнили известные хиты и дополнили праздничную атмосферу.
Теплые воспоминания для гостей студии зафиксировал фотограф на фоне брендированой фотозоны.
Завершение-«рефлексия»
Благодаря чату проекта, наша коммуникация с сотрудниками продолжилась и после завершения эфира: слова благодарности, поздравления друг друга, обмен впечатлениями – продлили положительные эмоции и зафиксировали результат.
Уже после того как эмоции улеглись, организаторы провели опрос и собрали обратную связь, что позволит делать новые проекты еще лучше и с учетом пожеланий команды.
Результаты
Прямую трансляцию из студии посмотрело более полутысячи человек, многие поучаствовало в активностях в честь Дня рождения Альфа-Банка. Для тех, кто не смог присоединиться к эфиру, мы оставили трансляцию в записи, которая собрала больше 1000 просмотров.
Некоторые лайфхаки при организации гибридных онлайн мероприятий:
- выбор канала для трансляции: определитесь заранее, где будет идти эфир, нет ли на выбранном канале ограничений по авторским правам;
- продолжительность: 3-4 часа оптимальное время для онлайн ивента;
- брендирование не только площадки, откуда идет эфир, но и экрана трансляции, который будут видеть онлайн-зрители;
- связь физической и виртуальной площадки в единую систему, где каждый участник получает возможность быть услышанным и может влиять на контент в режиме реального времени;
- продумываем вовлечение не только для гостей в студии, но и для всех участников онлайн события: интерактивы, конкурсы, розыгрыши;
- транслировать онлайн немного бекстейджа — закулисные кадры и мини-интервью со звездными спикерами.
Над проектом работали:
Организатор: международное event-агентство «4 ИЗМЕРЕНИЕ»
Александр Нехведович, продюсер проекта
Валерия Межуева, аккаунт менеджер
Валентина Гетьман, менеджер по работе с партнерами
Клиент: Альфа-Банк
Наталья Рамахович, главный специалист по развитию корпоративной культуры
Сергей Зенькович, Председатель Первичной профсоюзной организации
Татьяна Захматова, главный специалист по развитию талантов
